Zertifizierter Verwalter: Mitarbeitende in der Buchhaltung, die Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen erstellen, müssen zertifiziert sein!

Seit dem 1. Dezember 2023 ist klar: Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters entspricht im Wohnungseigentumsrecht nur noch dann ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn die gesetzlichen Anforderungen des §§ 26a und 48 Abs. 1 Satz 1 WEG eingehalten werden. Ziel der Regelungen ist es, Qualitätsstandards in der Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) verbindlich festzuschreiben und fachlich solide Leistungen sicherzustellen.
Ein aktuelles Urteil des Amtsgerichts Wiesbaden vom 08.10.2025 (922 C 3010/24) verdeutlicht nun, wie weit diese Pflicht tatsächlich reicht — und welche Herausforderungen sich daraus für WEG-Verwalterinnen und -Verwalter in der täglichen Praxis ergeben.

Warum die Zertifizierungspflicht relevant ist

Mit der WEG-Reform wollte der Gesetzgeber sicherstellen, dass Wohnungseigentümergemeinschaften nur von Fachleuten verwaltet werden, die über die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügen. Hierzu wurde in § 26a WEG ein eigener Qualifikationsstandard eingeführt. Seit dem 01.12.2023 entspricht nur noch die Bestellung eines zertifizierten Verwalters ordnungsgemäßer Verwaltung.
Im Kern bedeutet das: Eine Bestellung, die diesen Anforderungen nicht genügt, ist angreifbar und kann für unwirksam erklärt werden.

Wen das Gesetz als „zertifizierten Verwalter“ meint

Nach § 26a Abs. 1 WEG ist zertifizierter Verwalter, wer eine entsprechende Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) bestanden hat oder nach der Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung (ZertVerwV) einem solchen gleichgestellt ist. Bei juristischen Personen (z. B. einer GmbH oder GmbH & Co. KG) ist die Rechtslage etwas komplexer. Nach § 8 ZertVerwV darf sich ein Unternehmen nur dann als zertifizierter Verwalter bezeichnen, wenn die Beschäftigten, die unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut sind, die Prüfung bestanden haben oder gleichgestellt sind. Das Amtsgericht Wiesbaden stellt klar: Für die Bestimmung, welche Mitarbeitenden „unmittelbar“ betroffen sind, reicht es nicht aus, nur die Geschäftsführerqualifikation heranzuziehen.

Welche Mitarbeitenden ebenfalls zertifiziert sein müssen

Das Gericht definiert den Begriff „unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut“ weiter als häufig angenommen. Entscheidender als die formale Position im Organigramm ist der tatsächliche Einfluss auf zentrale Verwaltungsprozesse.
Demnach zählen insbesondere folgende Mitarbeitende dazu:

• Mitarbeitende in der Buchhaltung
  Sie haben unmittelbaren Einfluss auf die Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen, weil sie Einnahmen, Ausgaben und Rücklagenberechnung vorbereiten und verantworten.
• Mitarbeitende, die Vor- und Nachschüsse vorbereiten
  Auch diese Aufgaben gehören zur finanziellen Steuerung der Gemeinschaft.
• Mitarbeitende mit regelmäßigem Eigentümer- oder Beiratskontakt
  Wer ständig mit Eigentümern oder Beiräten kommuniziert und Entscheidungen vorbereitet oder trifft, ist in den Kernbereich der Verwaltung eingebunden.
• Mitarbeitende, die die Gemeinschaft nach außen repräsentieren
  Dies betrifft beispielsweise die Kommunikation mit Dienstleistern, Handwerkern oder Behörden im Namen der Gemeinschaft.

Entscheidend ist nicht die offizielle Funktionsbezeichnung, sondern die Tätigkeit selbst und ihr Einfluss auf die Verwaltung der Gemeinschaft. Alle genannten Personengruppen müssen daher die Voraussetzungen zur Zertifizierung erfüllen, damit ein Unternehmen als zertifizierter Verwalter gilt.

So wurde der konkrete Fall entschieden

Im konkreten Fall stellte das Gericht fest, dass bei der X Hausverwaltung GmbH neben der Geschäftsführerin zwei weitere Mitarbeitende Aufgaben wahrnahmen, die über bloße unterstützende Funktionen hinausgingen. Eine Mitarbeiterin war maßgeblich in der Buchhaltung tätig, eine weitere stand in direktem Kontakt mit Wohnungseigentümern und koordinierte eigenständige Verwaltungsvorgänge.
Da diese Mitarbeitenden nicht über eine Zertifizierung verfügten und auch nicht nach § 7 ZertVerwV einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt waren, konnte das Unternehmen nicht als zertifizierter Verwalter gelten. Damit entsprach die Bestellung zur Verwalterin nicht ordnungsmäßiger Verwaltung und war unwirksam.

Was das für Ihre Verwaltungspraxis bedeutet

Das Urteil hat unmittelbare praktische Auswirkungen:

1. Sorgfältige Personalanalyse: Verwalterbetriebe müssen genau prüfen, welche Mitarbeitenden tatsächlich Einfluss auf Verwaltungsvorgänge haben — unabhängig von Stellenbezeichnungen.
2. Zertifizierungspflicht für mehrere Mitarbeitende: Es reicht nicht, nur die Geschäftsführung zertifizieren zu lassen. Alle im operativen Kernbereich tatsächlich eingebundenen Personen müssen die Zertifizierungsvoraussetzungen erfüllen oder gleichgestellt sein.
3. Rechtliche Absicherung von Verwaltungsbestellungen: Beschlüsse über Verwalterbestellungen sollten bereits im Vorfeld darauf geprüft werden, ob die Zertifizierungsvoraussetzungen erfüllt sind. Hier kann eine Vorbereitung durch den Verwalter selbst helfen, spätere Anfechtungsklagen zu vermeiden.
4. Vermeidung von Haftungsrisiken: Wird eine Bestellung wegen fehlender Zertifizierung für unwirksam erklärt, kann dies nicht nur organisatorische, sondern auch haftungsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Bei der täglichen Arbeit bedeutet dies für Sie: Legen Sie Wert auf klare organisatorische Strukturen, dokumentieren Sie Verantwortlichkeiten und prüfen Sie regelmäßig, ob die erforderlichen Qualifikationen Ihres Teams den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Fazit

Die Zertifizierungspflicht im WEG-Recht ist keine Formalie. Sie ist ein zentraler Bestandteil der ordnungsmäßigen Verwaltung. Das Urteil des Amtsgerichts Wiesbaden zeigt, dass Gerichte den gesetzlichen Qualitätsanspruch ernst nehmen und den Begriff „unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut“ bewusst weit auslegen. Für WEG-Verwalter heißt das: Prüfen, nachqualifizieren und rechtzeitig handeln, bevor es zu Anfechtungen oder organisatorischen Konflikten kommt.

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