Am 31. Dezember 2026 endet die Umrüstungsfrist für viele ältere Heizkostenverteiler und Verbrauchszähler. Für WEG- und Mietverwalter wird es damit Zeit, offene Maßnahmen zu überprüfen. Welche Ausnahmen gelten und welche Folgen kann eine versäumte Umrüstung haben?

Heizkostenverteiler: Die Umrüstungsfrist endet am 31. Dezember 2026

Für zahlreiche Mehrfamilienhäuser läuft zum Jahresende eine wichtige gesetzliche Frist ab. Nach § 5 Abs. 3 Heizkostenverordnung (HeizkostenV) müssen bestimmte bislang nicht fernablesbare Heizkostenverteiler sowie Wärme- und Warmwasserzähler bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden.

Betroffen sind insbesondere Geräte, die vor dem 1. Dezember 2021 installiert wurden. Auch für bestimmte später eingebaute Ersatz- und Ergänzungsgeräte gelten die Übergangsvorschriften.

Für Immobilienverwalter geht es damit nicht mehr nur um die grundsätzliche Vorbereitung einer technischen Umstellung. Entscheidend ist jetzt, welche Maßnahmen bereits abgeschlossen wurden und wo bis zum Jahresende noch Handlungsbedarf besteht.

Welche Geräte müssen tatsächlich umgerüstet werden?

Nicht jeder Heizkostenverteiler und jeder Verbrauchszähler muss ausgetauscht werden. Entscheidend ist, ob die vorhandene Ausstattung die Anforderungen an die Fernablesbarkeit erfüllt.

Als fernablesbar gelten Geräte, die ohne Zugang zu den einzelnen Wohnungen abgelesen werden können. Dazu gehören beispielsweise geeignete funkbasierte Heizkostenverteiler sowie entsprechende Wärme- und Warmwasserzähler.

Für ältere Geräte, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, sieht die Heizkostenverordnung grundsätzlich eine Nachrüstung oder einen Austausch vor.

Allerdings bestehen gesetzliche Ausnahmen. Die Verpflichtung greift insbesondere dann nicht, wenn die Umrüstung im Einzelfall technisch nicht möglich ist, einen unangemessenen Aufwand verursacht oder eine unbillige Härte darstellen würde.

Ob eine solche Ausnahme vorliegt, muss anhand der konkreten technischen und wirtschaftlichen Umstände geprüft werden. Allein das Alter eines Gebäudes reicht dafür nicht aus.

Was sollten WEG-Verwalter jetzt veranlassen?

WEG-Verwalter sollten zunächst feststellen, ob in den betreuten Objekten noch nicht fernablesbare Geräte vorhanden sind. Bestehen entsprechende Messdienstverträge, empfiehlt sich eine kurzfristige Abstimmung über den aktuellen Umrüstungsstand.

Wichtig ist insbesondere, ob bereits ein Austausch vereinbart wurde, wann dieser durchgeführt werden soll und ob technische Hindernisse bestehen.

Sind Entscheidungen der Gemeinschaft erforderlich, muss geklärt werden, wie die Maßnahme rechtlich einzuordnen ist und welche Beschlussfassung notwendig wird.

Auch die Finanzierung und die Verteilung der Kosten können Fragen aufwerfen. Dabei sind die konkreten Umstände der Maßnahme sowie die einschlägigen Regelungen des Wohnungseigentumsrechts zu berücksichtigen.

Für die Verwaltungspraxis gilt: Offene Maßnahmen sollten jetzt nicht nur erfasst, sondern mit Zuständigkeiten und einem konkreten Umsetzungsstand dokumentiert werden.

Was müssen Mietverwalter bei der Umstellung beachten?

Für Mietverwalter ist neben dem fristgerechten Austausch auch die spätere Abrechnungspraxis wichtig.

Mit fernablesbaren Geräten sind weitere Anforderungen der Heizkostenverordnung verbunden. Dazu zählen insbesondere die unterjährigen Verbrauchsinformationen, die bei entsprechend ausgestatteten Gebäuden grundsätzlich monatlich bereitzustellen sind.

Mietverwalter sollten deshalb prüfen, ob die notwendigen Verbrauchsdaten künftig zuverlässig zur Verfügung stehen und wie die Informationen an die Nutzer übermittelt werden.

Darüber hinaus ist zu klären, welche Leistungen der Messdienstleister übernimmt und wie die anfallenden Kosten rechtlich einzuordnen sind.

Die technische Umrüstung sollte somit nicht isoliert betrachtet werden. Sie muss auch mit den bestehenden Abrechnungsprozessen abgestimmt werden.

Was passiert, wenn die Frist nicht eingehalten wird?

Eine versäumte Umrüstung kann finanzielle Folgen haben.

Ist die vorgeschriebene fernablesbare Ausstattung nicht vorhanden, kann Nutzern nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV ein Kürzungsrecht von drei Prozent ihres Kostenanteils zustehen. Für Wohnungseigentümer gilt jedoch eine wichtige Ausnahme: Im Verhältnis zwischen dem einzelnen Eigentümer und der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer findet dieses besondere Kürzungsrecht keine Anwendung. Hier gelten die allgemeinen Vorschriften. Für vermietete Wohnungen kann die fehlende Umrüstung dagegen unmittelbare Auswirkungen auf die Heizkostenabrechnung haben.

Für Verwalter ist deshalb wichtig, nicht nur geplante Maßnahmen, sondern auch mögliche Ausnahmefälle und Verzögerungsgründe nachvollziehbar festzuhalten.

Was Verwalter bis zum Jahresende prüfen sollten

Bis zum Ablauf der Frist empfiehlt sich eine abschließende Bestandsaufnahme. Dabei stehen vier Fragen im Mittelpunkt:

• Sind in den verwalteten Gebäuden noch nicht fernablesbare Geräte vorhanden?
• Wurde eine notwendige Nachrüstung oder ein Austausch bereits beauftragt?
• Gibt es technische oder wirtschaftliche Gründe, die eine gesetzliche Ausnahme rechtfertigen könnten?
• Sind Messdienstleister, Eigentümer und gegebenenfalls Mieter über die erforderlichen Maßnahmen informiert?

Wer diese Punkte jetzt klärt, kann verbleibende organisatorische Schwierigkeiten frühzeitig erkennen.

Auch neue Heizungsregeln betreffen die Verwaltungspraxis

Die Umstellung auf fernablesbare Messtechnik ist nicht die einzige Veränderung rund um die Wärmeversorgung von Gebäuden.

Parallel dazu stellt sich für WEG- und Mietverwalter die Frage, welche gesetzlichen Vorgaben künftig beim Austausch oder bei der Modernisierung von Heizungsanlagen gelten und welche wirtschaftlichen Folgen sich daraus ergeben.

Weiterlesen: Neue Heizungsregeln 2026: Was WEG- und Mietverwalter beachten müssen

Fazit: Die verbleibende Zeit zur Prüfung nutzen

Die Frist zum 31. Dezember 2026 betrifft zahlreiche ältere Verbrauchserfassungsgeräte. Für WEG- und Mietverwalter ist deshalb eine zeitnahe Prüfung des technischen und organisatorischen Umsetzungsstands sinnvoll.

Wer offene Maßnahmen, bestehende Verträge und mögliche Ausnahmen rechtzeitig klärt, reduziert das Risiko von Problemen bei der Verbrauchserfassung und Heizkostenabrechnung.

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