ChatGPT richtig nutzen und professionell prompten – KI-Werkstatt für Immobilienverwalter | Teil 1 von 2

ChatGPT kann in der Immobilienverwaltung erstaunlich viel. E-Mails und Anschreiben vorbereiten, umfangreiche Dokumente strukturieren, Informationen zusammenfassen, Texte überarbeiten oder erste Entwürfe für interne Arbeitsunterlagen erstellen. In der Praxis zeigt sich jedoch schnell: Die Qualität der Ergebnisse hängt entscheidend davon ab, wie die Aufgabe an die KI gestellt wird.

Ein kurzer Arbeitsauftrag wie „Schreibe eine E-Mail an den Eigentümer“ liefert möglicherweise einen brauchbaren Text. Für ein professionelles Ergebnis benötigt das Sprachmodell jedoch wesentlich mehr: Was ist das konkrete Ziel? Welche Informationen müssen berücksichtigt werden? Welche Rolle soll die KI einnehmen? Welcher Ton ist angemessen? Wie soll das Ergebnis aufgebaut sein und welche Grenzen sind einzuhalten?
Genau hier setzt die KI-Werkstatt für Immobilienverwalter an.

ChatGPT verstehen, statt nur ausprobieren

Zunächst erfahren die Teilnehmer verständlich und ohne unnötigen technischen Ballast, wie generative KI und Sprachmodelle grundsätzlich funktionieren, wodurch sich verschiedene KI-Anwendungen unterscheiden und für welche Aufgaben sie in der Miet- und WEG-Verwaltung sinnvoll eingesetzt werden können.
Dabei geht es ausdrücklich auch um die Grenzen der Systeme. ChatGPT und andere Sprachmodelle können überzeugend formulieren und dennoch falsche, unvollständige oder rechtlich unzutreffende Ergebnisse liefern. Die fachliche Kontrolle durch den Verwalter bleibt deshalb unverzichtbar.

Professionelles Prompting für die Immobilienverwaltung

Im Mittelpunkt des Workshops steht anschließend die praktische Arbeit mit Prompts.
Die Teilnehmer lernen, wie aus einer einfachen Anfrage ein strukturierter Arbeitsauftrag für die KI wird. Aufgabe, Ziel, Kontext, Rolle, Tonalität, Ausgabeformat und Grenzen werden so miteinander kombiniert, dass Ergebnisse präziser und besser nutzbar werden.
Bei komplexeren Aufgaben wird außerdem gezeigt, warum nicht immer ein einzelner langer Prompt die beste Lösung ist. Stattdessen können Aufgaben schrittweise bearbeitet und Ergebnisse mit gezielten Folgeanweisungen weiterentwickelt werden.

Von der Theorie direkt in den Verwaltungsalltag

Die Teilnehmer entwickeln und testen eigene Prompts anhand typischer Situationen aus der Miet- und WEG-Verwaltung. Dazu gehören beispielsweise Eigentümer- und Mieteranschreiben, E-Mails, Beschlussentwürfe, Protokolle, Dokumentenauswertungen und interne Arbeitsunterlagen.
Dabei wird nicht nur betrachtet, was funktioniert, sondern gerade auch, was nicht funktioniert. Unpräzise Prompts werden analysiert, Fehlerquellen identifiziert und Anweisungen gemeinsam verbessert.
So entsteht ein Verständnis dafür, wie KI im Verwaltungsalltag tatsächlich sinnvoll eingesetzt werden kann und wie aus gelegentlichem Ausprobieren eine strukturierte Arbeitsweise wird.

Es werden unter anderem folgende Themen und Fragestellungen behandelt:

• Wie funktionieren ChatGPT und andere generative Sprachmodelle?
• Wo kann KI Miet- und WEG-Verwalter im Arbeitsalltag sinnvoll unterstützen?
• Was zeichnet einen professionellen Prompt aus?
• Aufgabe, Ziel, Kontext, Rolle, Tonalität, Format und Grenzen richtig definieren
• Schrittweises und kumulatives Prompting bei komplexeren Aufgaben
• Eigentümer- und Mieteranschreiben mit KI vorbereiten

• E-Mails, Beschlussentwürfe, Protokolle und interne Unterlagen bearbeiten
• Umfangreiche Dokumente und Informationen mit KI strukturieren und aufbereiten
• KI-Ergebnisse überprüfen und typische Fehler erkennen
• Ergebnisse durch gezielte Folgeanweisungen verbessern
• Wiederverwendbare Promptstrukturen für typische Verwaltungsaufgaben entwickeln
• Datenschutz, Vertraulichkeit und fachliche Verantwortung beim Einsatz von KI

Nach dem Workshop können Sie ChatGPT und andere Sprachmodelle gezielter und strukturierter für typische Aufgaben Ihrer Immobilienverwaltung einsetzen. Sie wissen, wie professionelle Prompts aufgebaut werden, wie komplexere Aufgaben sinnvoll in einzelne Arbeitsschritte zerlegt werden und wie sich unzureichende KI-Ergebnisse gezielt verbessern lassen.

Vor allem aber arbeiten Sie bereits während des Workshops selbst mit der KI. Sie entwickeln eigene Prompts für typische Aufgaben aus der Miet- und WEG-Verwaltung und schaffen damit Strukturen, die Sie anschließend im eigenen Arbeitsalltag weiterverwenden können.

Referent:
Laura Eckert-Rinallo
Master of Arts in Real Estate, Immobilienprofi und langjährige Dozentin in der Immobilienwirtschaft

Preis: 295,00 € zzgl. Mehrwertsteuer

Teilnehmerkreis:
WEG-Verwalterinnen und WEG-Verwalter, Mietverwalterinnen und Mietverwalter sowie Mitarbeitende in Immobilienverwaltungen, die KI-Systeme im beruflichen Alltag nutzen oder künftig einsetzen werden.

Um eine intensive praktische Mitarbeit zu gewährleisten, ist die Teilnehmerzahl auf 25 Personen begrenzt.

Weiterbildungspflicht:
Für Verwalter und Verwalterinnen erteilen wir über die Teilnahme eine qualifizierte Bescheinigung als Weiterbildungsnachweis über 3 Nettozeitstunden nach §§ 34c GewO, 15b MaBV.