Eigene KI-Assistenten für die Immobilienverwaltung erstellen – KI-Werkstatt für Immobilienverwalter | Teil 2 von 2

Wer regelmäßig mit ChatGPT arbeitet, kennt das Problem: Bei wiederkehrenden Aufgaben müssen Rolle, Anforderungen, Schreibstil, Unternehmensvorgaben und gewünschtes Ergebnis immer wieder neu beschrieben werden.

Genau hier können eigene KI-Assistenten ansetzen.

Statt die KI bei jeder Aufgabe neu einzuweisen, werden feste Anweisungen, Arbeitsabläufe, Wissensgrundlagen, Ausgabeformate und Kontrollschritte hinterlegt. Der Assistent wird damit auf einen konkreten Aufgabenbereich innerhalb der Immobilienverwaltung ausgerichtet.
Das Ziel ist nicht der eine KI-Assistent, der „alles kann“. Gerade in der Verwaltungspraxis sind mehrere klar abgegrenzte und spezialisierte Assistenten häufig sinnvoller.

Welcher KI-Assistent entlastet meine Verwaltung wirklich?

Am Anfang steht deshalb nicht die Technik, sondern die Verwaltungsaufgabe.
Welche Tätigkeiten wiederholen sich häufig? Wo gelten immer wieder ähnliche Vorgaben? Welche Informationen werden regelmäßig benötigt? Und bei welchen Arbeitsschritten kann KI sinnvoll vorbereiten, ohne dass die notwendige fachliche Kontrolle verloren geht?
Denkbar sind beispielsweise spezialisierte Assistenten für E-Mails und Anschreiben, die Analyse von Dokumenten, die Vorprüfung von Eingangsrechnungen, interne Abläufe oder die Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter.
Die Teilnehmer lernen, geeignete Anwendungsfälle zu identifizieren und den Aufgabenbereich eines Assistenten so klar einzugrenzen, dass verlässlichere und besser kontrollierbare Ergebnisse möglich werden.

Vom Anwendungsfall zum eigenen KI-Assistenten

Anschließend wird es praktisch: Die Teilnehmer entwickeln Schritt für Schritt einen eigenen Assistenten.
Dazu werden Rolle und Aufgaben definiert, verbindliche Arbeitsanweisungen formuliert, gewünschte Ausgabeformate festgelegt und erforderliche Prüfschritte eingebaut. Außerdem wird gezeigt, wie eigene Dokumente und unternehmensinterne Vorgaben als Wissensgrundlage eingebunden werden können.
Der fertige Assistent wird anschließend mit realistischen Fällen getestet. Funktioniert er nicht wie erwartet, werden Fehlerquellen analysiert und die hinterlegten Anweisungen gezielt nachgeschärft.

KI-Assistenten kontrolliert im Unternehmen einsetzen

Ein funktionierender Assistent allein reicht für den betrieblichen Einsatz nicht aus. Deshalb behandelt der Workshop auch die Frage, wie KI-Assistenten im Team einheitlich genutzt werden können und welche organisatorischen Vorgaben sinnvoll sind.
Datenschutz, Zugriffsrechte und fachliche Kontrolle werden ebenso berücksichtigt wie die Grenzen automatisierter Arbeitsabläufe.

Am Ende des Workshops sollen die Teilnehmer nicht nur wissen, wie ein KI-Assistent aufgebaut wird, sondern mindestens einen eigenen Assistenten für einen konkreten Anwendungsfall konzipiert und praktisch erprobt haben.

Es werden unter anderem folgende Themen und Fragestellungen behandelt:

• Was unterscheidet Sprachmodelle, KI-Assistenten und KI-Agenten?
• Welche Verwaltungsaufgaben eignen sich für einen eigenen KI-Assistenten?
• Warum spezialisierte Assistenten häufig besser funktionieren als ein „Assistent für alles“
• Einsatzbereich und Grenzen eines Assistenten definieren
• Rolle, Aufgaben und Arbeitsabläufe festlegen
• Verbindliche Arbeitsanweisungen formulieren
• Wissensgrundlagen und eigene Dokumente einbinden
• Ausgabeformate und Kontrollschritte definieren

• KI-Assistenten für E-Mails und Anschreiben
• Assistenten für Dokumentenanalysen und Eingangsrechnungen
• Unterstützung interner Abläufe und beim Onboarding neuer Mitarbeiter
• Assistenten mit realistischen Fällen testen
• Fehlerquellen erkennen und Anweisungen nachschärfen
• Einheitliche Nutzung von KI-Assistenten im Team
• Datenschutz, Zugriffsrechte und fachliche Kontrolle
• Grenzen von KI-Assistenten und automatisierten Arbeitsabläufen

In diesem Workshop bleibt es nicht bei theoretischen Einsatzmöglichkeiten. Sie entwickeln Schritt für Schritt einen eigenen KI-Assistenten für einen konkreten Anwendungsfall aus Ihrem Verwaltungsalltag und testen ihn anhand realistischer Aufgaben.

Sie lernen, wie Sie Aufgabenbereiche sinnvoll abgrenzen, Arbeitsanweisungen hinterlegen, eigenes Wissen einbinden und die Qualität der Ergebnisse systematisch überprüfen. Die dabei entwickelte Grundstruktur können Sie anschließend auf weitere Aufgaben übertragen und so nach und nach spezialisierte KI-Assistenten für Ihre Miet- oder WEG-Verwaltung entwickeln.

Referent:
Laura Eckert-Rinallo
Master of Arts in Real Estate, Immobilienprofi und langjährige Dozentin in der Immobilienwirtschaft

Preis: 295,00 € zzgl. Mehrwertsteuer

Teilnehmerkreis:
WEG-Verwalterinnen und WEG-Verwalter, Mietverwalterinnen und Mietverwalter sowie Mitarbeitende in Immobilienverwaltungen, die KI-Systeme im beruflichen Alltag nutzen oder künftig einsetzen werden.

Um eine intensive praktische Mitarbeit zu gewährleisten, ist die Teilnehmerzahl auf 25 Personen begrenzt.

Weiterbildungspflicht:
Für Verwalter und Verwalterinnen erteilen wir über die Teilnahme eine qualifizierte Bescheinigung als Weiterbildungsnachweis über 3 Nettozeitstunden nach §§ 34c GewO, 15b MaBV.