KI-Praxisworkshop: ChatGPT in der Immobilienverwaltung – Grundlagen, praktische Anwendung und Entwicklung eigener KI-Werkzeuge

Eigentümeranfragen beantworten, Mieteranschreiben formulieren, Beschlussvorschläge strukturieren und gleichzeitig das Protokoll der letzten Eigentümerversammlung vorbereiten – der Verwaltungsalltag in der Immobilienverwaltung ist oft von einer hohen Kommunikationsdichte und zahlreichen parallelen Aufgaben geprägt. Viele dieser Tätigkeiten folgen wiederkehrenden Mustern und binden wertvolle Arbeitszeit.
Künstliche Intelligenz verändert derzeit spürbar die Arbeitsweise in der Immobilienverwaltung. Sprachmodelle wie ChatGPT eröffnen auch für Miet- und WEG-Verwalter neue Möglichkeiten der Arbeitsorganisation. Wiederkehrende Aufgaben wie Eigentümeranschreiben, Mieterkommunikation, die Strukturierung von Beschlussvorschlägen, Protokollentwürfe, interne Leitfäden oder die Aufbereitung komplexer Sachverhalte lassen sich deutlich effizienter vorbereiten und systematisch strukturieren. Gerade bei hoher Kommunikationsdichte, wachsender Dokumentationspflicht und zunehmender Komplexität von Verwaltungsprozessen kann der Einsatz solcher Systeme spürbar entlasten.
In diesem dreistündigen Workshop steht nicht nur die Theorie, sondern vor allem die praktische Anwendung im Mittelpunkt. Gemeinsam werden die grundlegenden Funktionen von ChatGPT eingerichtet und Schritt für Schritt erprobt. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf den Grundlagen des professionellen Promptings. Die Teilnehmer lernen, wie Arbeitsaufträge so formuliert werden, dass Sprachmodelle präzise, nachvollziehbare und für die Verwaltungspraxis nutzbare Ergebnisse liefern. Dabei wird vermittelt, welche Rolle Kontextinformationen, klare Zieldefinitionen, Rollenbeschreibungen und strukturierte Aufgabenstellungen spielen.
Anhand typischer Situationen aus der Miet- und WEG-Verwaltung wird gezeigt, wie ChatGPT bei der Vorbereitung von Eigentümeranschreiben, Mieteranschreiben, Beschlussentwürfen, Protokollen oder internen Arbeitsleitfäden eingesetzt werden kann. Darüber hinaus entwickeln die Teilnehmer eigene GPTs für wiederkehrende Aufgaben in der Verwaltung und lernen, wie Projekte innerhalb von ChatGPT strukturiert angelegt werden können, um komplexe Sachverhalte langfristig systematisch zu bearbeiten.
Ergänzend werden weitere Funktionen vorgestellt, die für den beruflichen Einsatz relevant sind, etwa vertiefte Recherchefunktionen oder die Bildgenerierung. Gleichzeitig wird deutlich gemacht, dass KI-Systeme lediglich Entwürfe liefern, deren fachliche Prüfung und rechtliche Einordnung stets bei der Verwaltung verbleibt.

Es werden unter anderem folgende Themen und Fragestellungen behandelt:

• Grundlagen von ChatGPT und Einrichtung der Arbeitsumgebung
• Grundlagen des professionellen Promptings für Verwaltungsaufgaben
• Einsatzmöglichkeiten in der Miet- und WEG-Verwaltung
• Erstellung eigener GPTs für wiederkehrende Aufgaben in der Verwaltung
• Nutzung von Projekten zur strukturierten Bearbeitung komplexer Vorgänge

• Analyse und Zusammenfassung umfangreicher Dokumente
• Nutzung der Bildgenerierung für Präsentationen und interne Materialien
• Vertiefte Recherchefunktionen („Deep Research“)
• Grenzen von KI-Systemen sowie Prüf- und Verantwortungsfragen in der Verwaltung
• Datenschutz und organisatorische Leitlinien beim Einsatz von KI in der Immobilienverwaltung

Der Workshop richtet sich an Miet- und WEG-Verwalter, die ChatGPT strukturiert, verantwortungsvoll und praxisnah in ihre tägliche Arbeit integrieren möchten und da-bei konkrete Werkzeuge für ihre eigene Verwaltung aufbauen wollen.

Referent:
Laura Eckert-Rinallo
Master of Arts in Real Estate, Immobilienprofi und langjährige Dozentin in der Immobilienwirtschaft

Preis: 290,00 € zzgl. Mehrwertsteuer

Teilnehmerkreis:
Wohnimmobilienverwalter: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die mit der Mietverwaltung betraut sind

Um eine intensive praktische Mitarbeit zu gewährleisten, ist die Teilnehmerzahl auf 20 Personen begrenzt.

Weiterbildungspflicht:
Für Verwalter und Verwalterinnen erteilen wir über die Teilnahme eine qualifizierte Bescheinigung als Weiterbildungsnachweis über 3 Nettozeitstunden nach §§ 34c GewO, 15b MaBV.