Der Herbst steht unmittelbar bevor und bald beginnt wieder die Grippe-/Corona-Saison. Gleichzeitig sind die Sonderregelungen für WEG-Versammlungen Ende August ausgelaufen. Aber in vielen Wohnungseigentumseigentümergemeinschaften stehen dennoch einschneidende Änderungen an, etwa bei der energetischen Sanierung. Dafür brauchen Sie als Verwalter Beschlüsse. Damit es nicht zu Sanierungsstaus und anderen Problemen kommt, sollten Sie die neuen Möglichkeiten kennen, wie Sie unkompliziert Umlaufbeschlüsse umsetzen.

Denn die WEG-Novelle hat hier deutlich bessere Voraussetzungen geschaffen, um dieses Instrument sinnvoll zu nutzen.

Den Umlaufbeschluss kennen Sie: Statt eine Versammlung einzuberufen und abzustimmen, wird hier schriftlich abgestimmt. Diese Möglichkeit zur Beschlussfassung ist in § 23 Abs. 3 WEG geregelt. Falls Sie den Umlaufbeschluss seit der WEG-Reform nicht genutzt haben, sind Sie vielleicht noch mit der alten Form vertraut: Hier musste der Beschluss in Schriftform erfolgen und zwingend einstimmig ausfallen, um Erfolg zu haben. Dadurch katapultierte er sich de facto ins Abseits, denn das war gerade in größeren WEGs kaum erfolgsversprechend.

2 wichtige Änderungen für bessere Durchführbarkeit von Umlaufbeschlüssen

Heute sieht es aber bedeutend besser aus. Dafür sind vor allem 2 Änderungen aus der WEG-Novelle verantwortlich.

Zum einen genügt nun die Textform statt, wie früher, die Schriftform. Zum anderen gibt es jetzt auch die Möglichkeit, einen Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit zu fassen.

Zur Textform

Es ist einfach Fakt: Heutzutage erreichen Sie viele Menschen, gerade jüngere, am besten digital. Gut also, dass Sie nun nicht mehr die Unterschriften aller Eigentümer für den erfolgreichen Umlaufbeschluss benötigen! Stattdessen genügen nun Antworten der WEG-Mitglieder in Form einer E-Mail, SMS oder WhatsApp-Nachricht. Und das funktioniert oft ganz unkompliziert. Besonders, wenn Sie als Verwalter Gemeinschaften betreuen, in denen viele Wohnungen vermietet werden, kann das sehr angenehm sein – denn die eigentlichen Eigentümerinnen und Eigentümer wohnen dann oft nicht vor Ort und werden dennoch gehört.

Zum Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit

Vor der WEG-Reform kannte das Gesetz nur den allstimmigen Umlaufbeschluss. Den gibt es zwar auch weiterhin (§ 23 Abs.3 S.1 WEG). Zusätzlich können Beschlüsse jetzt auch mit einfacher Mehrheit gefasst werden und zwar nach § 23 Abs.3 S.2 WEG. Aber: Damit das möglich ist, muss die Eigentümergemeinschaft zuerst in einer Eigentümerversammlung beschließen, dass für einen ganz konkreten Beschlussgegenstand ein Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit durchgeführt werden soll (sog. Absenkungsbeschluss). Dies kann jedoch Vorgänge erheblich erleichtern. Etwa dann, wenn bei einer Eigentümerversammlung klar ist, dass eine bestimmte Sanierungsmaßnahme erfolgen soll – aber noch nicht die erforderlichen Angebote vorliegen. Die Gemeinschaft kann dann beschließen, dass für den Umlaufbeschluss zu diesem Thema eine einstimmige Mehrheit genügen soll. Sobald dann später die Angebote kommen, können Sie als Verwalterin oder Verwalter den Umlaufbeschluss einleiten. Die Eigentümer können sich dann für ein Handwerksunternehmen entscheiden, ohne dass eine erneute Versammlung nötig ist.

Auf Formalitäten achten

Einige Formalitäten müssen natürlich weiterhin eingehalten werden. So kann das Umlaufverfahren beispielsweise auf zwei Arten durchgeführt werden: Wie das Wort „Umlaufbeschluss“ schon sagt, können Sie als Verwalter ein einziges Schriftstück mit dem Beschlussantrag nacheinander von Eigentümer zu Eigentümer reichen und unterschreiben lassen. Ein solches Verfahren kommt in kleinen Gemeinschaften in Betracht. Die andere Variante besteht darin, dass Sie ein Schreiben gleichlautend an alle Eigentümer versenden. Das kann auch auf elektronischem Wege geschehen, z.B. per E-Mail. In diesem Falle müssen Sie darauf achten, dass sämtliche Eigentümer der Kommunikation per E-Mail zugestimmt haben. Dies gilt auch für die Verwendung anderer elektronischer Kommunikationswege (z.B. SMS, WhatsApp).

Im Anschluss verkünden Sie nur noch das Beschlussergebnis, und zwar per Post, E-Mail etc. oder  per Aushang im Objekt.

Und wenn der Umlaufbeschluss angefochten wird?

Der Absenkungsbeschluss selber muss nach zutreffender h.M. nicht angekündigt werden, da er wie ein Geschäftsordnungsbeschluss anzusehen ist.; er soll auch nicht anfechtbar sein. Der anschliessende  Umlaufbeschluss kann allerdings genauso angefochten werden wie ein Beschluss, der innerhalb einer Eigentümerversammlung getroffen worden ist. Er ist aber nicht „unsicherer“ als dieser, denn die Form ist ja ganz klar geregelt.
Übrigens: Auch der allstimmige Umlaufbeschluss ist im Falle der fehlenden Allstimmigkeit nach neuem Recht nicht mehr nichtig, sondern nur noch anfechtbar; erwächst also nach Ablauf der Anfechtungsfrist in Bestandskraft.