Das Problem ist in der Rechts- und Verwaltungspraxis weit verbreitet: Der (Vor)Verwalter erstellt keine ordnungsgemäße Jahresabrechnung und erfüllt auch nicht seine Pflicht zur Rechnungslegung. Gemeinschaften und Verwalter fragen, wie man in solchen Fällen am besten vorgeht und die Ansprüche der Gemeinschaft realisiert. Hier hilft ein Urteil des BGH, das sogar den Weg für eine Vorschussklage frei macht.

 

Doppelfunktion der Jahresabrechnung: Erstellung des Zahlenwerks und Rechnungslegung

In dem vom BGH entschiedenen Fall (Urteil vom 26.02.2021 – V ZR 290/19) nahm die Gemeinschaft den Vorverwalter auf Zahlung eines Kostenvorschusses in Anspruch, um die Jahresabrechnungen im Wege der Selbstvornahme neu erstellen zu lassen.

Das Amtsgericht lehnte den Vorschussanspruch ab, da es in der Erstellung der Jahresabrechnung eine unvertretbare Handlung sah, die nicht ein Dritter, sondern nur der Vorverwalter selber erbringen könne. Das Landgericht gab der Gemeinschaft Recht. Der BGH bestätigt das Berufungsurteil und macht wichtige Aussagen zur Funktion der Jahresabrechnung und getrennten Verfolgung von den Ansprüchen auf Erstellung der Jahresabrechnung und Rechnungslegung. Bei dem Verwaltervertrag handele sich grundsätzlich um einen auf Geschäftsbesorgung gerichteten Dienstvertrag, welcher allerdings im Hinblick auf die Jahresabrechnung werkvertragliche Elemente enthalte. Verlange die Gemeinschaft die Erstellung der Jahresabrechnung nur, um eine Beschlussfassung über die Einforderung von Nachschüssen und die Anpassung von Vorschüssen zu ermöglichen, werde nur die Erstellung eines Zahlenwerks verlangt. In diesem Fall handele es sich bei der Aufstellung der Jahresabrechnung um eine vertretbare Handlung, sodass die Gemeinschaft ihre Ansprüche im Wege der Selbstvornahme verfolgen und insbesondere Kostenvorschuss nach § 637 Abs. 3 BGB verlangen könne.

Hierneben hat die Jahresabrechnung noch die Funktion der Rechnungslegung. Bei der Rechnungslegung durch den Verwalter handele es sich um eine nicht vertretbare Handlung.

 

Praxishinweis

In der Praxis besteht das Problem darin, dass der Vorverwalter Jahresabrechnungen für zurückliegende Zeiträume entweder überhaupt nicht oder nur fehlerhaft erstellt. Regelmäßig fehlt es auch an einer ordnungsgemäßen Rechnungslegung für das zurückliegende Kalenderjahr, für welches der Vorverwalter noch verantwortlich ist. In den meisten Fällen ist der Vorverwalter aus unterschiedlichen Gründen (fehlende Qualifikation, Personalmangel, Überlastung) nicht in der Lage, eine ordnungsgemäße Jahresabrechnung zu erstellen. In diesen Fällen ist es der zielführendere Weg, den Vorverwalter ordnungsgemäß in Verzug zu setzen und anschließend zunächst im Wege der Selbstvornahme gemäß § 637 BGB vorzugehen. Die Erstellung der Jahresabrechnung durch einen Dritten und das Einklagen der hierdurch entstandenen Kosten ist unter zeitlichen Gesichtspunkten vorteilhaft, führt allerdings dazu, dass die Gemeinschaft ihrem Geld hinterherläuft. Die gerichtliche Geltendmachung eines Kostenvorschusses (wie im Fall der BGH-Entscheidung) könnte langwieriger sein, verschafft der Gemeinschaft allerdings im Erfolgsfalle die entsprechende Kapitalausstattung, um anschließend die Jahresabrechnung durch einen Dritten erstellen zu lassen. Aufgrund der Doppelfunktion der Jahresabrechnung kann die Gemeinschaft den Vorverwalter hierneben (gesondert) auf Rechnungslegung in Anspruch nehmen.

Nicht selten hat der Vorverwalter nicht sämtliche Verwaltungsunterlagen herausgegeben, sodass gerichtlich zunächst ein Verfahren auf Herausgabe der Verwaltungsunterlagen vorgeschaltet werden müsste. Ein Zurückbehaltungsrecht an den Originalunterlagen hat der Vorverwalter nicht; er kann bzw. muss sich Kopien anfertigen. Der Anspruch auf Herausgabe kann im Wege der einstweiligen Verfügung geltend gemacht werden mit dem Inhalt, dass der neue Verwalter die herauszugebenden Unterlagen befristet erhält bzw. Gelegenheit erhält, hiervon Kopien anfertigen zu können.

 

Das sind unsere Seminare für Rechtsanwälte

WEG-Praxis: Aktuelle Rechtsprechung und erste Erfahrungen mit der WEG-Reform

WEG-Reform: Kostenverteilung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht – (fast) alles neu!

 

Das sind unsere Seminare für Verwalter

Bauliche Veränderungen: Die wesentlichen Grundlagen – Kosten und Nutzungen

WEG-Praxis: Die perfekte Eigentümerversammlung von A bis Z (Präsenzseminar)

WEG-Praxis: Elektromobilität in der WEG – Das Verwalterseminar!

 

Hinweis
Der Inhalt dieser Mitteilung stellt die fachliche Meinung des jeweiligen Autors dar. Wir bitten um Verständnis dafür, dass der Autor für die sachliche und juristische Richtigkeit der vertretenen Auffassung sowie der daraus ggf. abgeleiteten oder abzuleitenden Handlungsempfehlung keine Haftung übernimmt, insbesondere nicht dafür, dass diese von einem mit der Sache befassten oder noch zu befassenden Gericht geteilt werden. Wir empfehlen daher, insbesondere mit Blick auf die konkreten Umstände des jeweiligen Einzelfalls ggf. eigenen fachlichen oder rechtlichen Rat einzuholen.